İş iletişimi sanatı, müzakerenin önemli bir yönüdür ve uzun yıllardır geçerliliğini yitirmeden varlığını sürdürmektedir. Telefonla iş iletişiminin yoğunluğu yıldan yıla artıyor. Ve mobil iletişimin gelişmesiyle birlikte iletişimin ana yollarından biri haline geldi. Telefon görüşmelerinde beceri kazanmak için, iş iletişiminin inceliklerini ve kurallarını bilmek önemlidir.
Telefon Görüşmesi Öncesi Hazırlık
* Karşı tarafı arayacağınız saati ve tarihi önceden belirleyin.
* Görüşme amacınızı net bir şekilde belirleyin ve görüşme planınızı hazırlayın.
* Görüşme notları alın ve görüşme sırasında notlarınızı gözden geçirin.
* Görüşme sırasında kullanacağınız materyalleri hazırlayın (örneğin, broşürler, sunumlar).
Görüşme Sırasında İncelikler
* Görüşmeye zamanında başlayın ve kısa bir süre giriş yapın.
* Karşı tarafı saygılı bir üslupla selamlayın ve kendinizi tanıtın.
* Görüşme amacını açıklayın ve gündemi paylaşın.
* Konunun odak noktasını koruyun ve gereksiz konulardan kaçının.
* Aktif bir dinleyici olun ve karşı tarafı anladığınızı gösterin.
* Sorular sorun ve karşı tarafın bakış açısını anlamaya çalışın.
* Düşüncelerinizi net ve öz bir şekilde ifade edin.
* Rakamlar ve teknik terimler kullanırken dikkatli olun.
* Ses tonunuza dikkat edin ve profesyonel bir tavır sergileyin.
Görüşme Sonrası Takip
* Görüşme notlarınızı gözden geçirin ve eyleme geçirilebilir noktaları belirleyin.
* Görüşme ile ilgili e-posta veya mektup gönderin ve görüşme için teşekkür edin.
* Verilen sözleri yerine getirmek için takip edin ve karşı tarafı bilgilendirme konusunda inisiyatif alın.
Telefon üzerinden iş iletişimi, iş dünyasında başarı için çok önemli bir beceridir. Yukarıdaki incelikleri ve kuralları takip ederek, telefon görüşmelerinde etkili olabilir, profesyonel bir izlenim bırakabilir ve olumlu iş ilişkileri kurabilirsiniz.
Özellikler
Telefon, aile, arkadaşlar, meslektaşlar, yönetim ve iş ortaklarıyla iletişim kurmak için kullanıldığı için modern dünyada önemli bir rol oynamaktadır.
Dolayısıyla, belirli bir insan çevresiyle konuşurken, kişi uygun iletişim yöntemini uygular ve örneğin, patronuyla asla yakın bir arkadaşıyla olduğu gibi diyalog kurmaz. Bu durumda, daha resmi bir iletişim türü kullanılır.
İş görgü kuralları, nüfusla ilgili sosyolojik araştırmalar yapan, müşterilerden telefon alan veya telefonda müzakereler yürüten çalışanlar tarafından da kullanılmalıdır. Çoğu zaman başarılı telefon görüşmeleri iyi iş ilişkilerinin anahtarı haline gelir. Ve hatta şirketin imajı tamamen çalışanların telefonda yetkin diyaloglar yürütme becerisine bağlı olabilir.
Bilgilendirici bir görüşme için bir iş görüşmesinin zaman sınırı genellikle bir dakikadır. Aramanın amacı bir sorunu çözmekse, zaman aralığı üç dakikaya çıkarılabilir.
Günümüzde aramaların çoğu mobil cihazlar üzerinden yapılıyor. Bu iletişim aracını kullanırken bazı kurallara uymak gerekir.
Görgü Kuralları
Telefon iletişiminde etik normlar şirketin etkin çalışması için önemlidir. Telefon görüşmeleri kültürü, özel bir iş iletişimi türüdür. Görgü kurallarını bilmek, iş ilişkilerini güçlendirmeye ve kuruluşun karlılığını artırmaya yardımcı olacaktır.
Nasıl hazırlanmalı?
Bir telefon görüşmesi için dikkatlice hazırlanmalı ve bir dizi belirli eylem gerçekleştirilmelidir. Ana noktalara daha yakından bakalım.
Yaklaşan bir telefon görüşmesinde harika tutulması ve kaçınılması gereken konular da vardır.
Telefon ahizesinde uzun süre sessiz kalmak gerekli değildir, aksi takdirde arayan kişi dinlenmediği izlenimini edinecektir.
Ek ipuçları:
- Telefon görüşmesi yapmadan önce notlar alın.
- Rahat ve sessiz bir yer seçin.
- Net ve özlü konuşun.
- Dinlemeye zaman ayırın.
- Profesyonel ve saygılı olun.
- Görüşmeyi özetleyin ve bir sonraki adımları tartışın.
Nasıl düzgün konuşulur?
Telefonun iş iletişimindeki rolü iki yönlüdür. Çoğu zaman günün acil görevlerinden uzaklaştırır, ancak aynı zamanda birçok görevin çözümünü hızlandırır. Bu nedenle, telefon görüşmelerinin daha etkili kullanılmasına katkıda bulunan ilkeleri öğrenmek gerekir.
İşin özellikleri gereği potansiyel müşterilerle telefon görüşmeleri yapan çalışanlar için iş iletişimi tekniğine hakim olmak çok önemlidir. Birçok şirket, arayan kişiyi gerçek bir müşteri haline getirmek için ilk kelimelerden itibaren onunla iletişim kurmaya çalışır.
Telefon iletişiminde ilk izlenim doğrudan ses tonuna ve yetkin konuşmaya bağlıdır, çünkü muhatap ilk dakikada konuştuğu kişinin sanal bir görüntüsünü sunar.
Firmalar müşterileri çekmek için farklı yollar kullanarak rekabet ediyor. Hizmetlerin tanıtımında önemli bir aşama – telefonla satış ve bu nedenle yöneticiler müşterilerle diyalogları doğru ve nazik bir şekilde yürütmelidir, aksi takdirde karlı sözleşmeler rakiplere gidecektir.
İpuçları ve tavsiyeler
Aşağıdaki ipuçları telefonda iş iletişiminde başarıya ulaşmanıza yardımcı olacaktır.
Düşünce akışını kaybetmemek için arayan kişiyi dikkatle dinleyin. Yinelenen bilgiler isterseniz, konuştuğunuz kişi bundan hoşlanmayabilir ve itibarınız tehlikeye girer.
Elbette telefonda başarılı bir şekilde iletişim kurmak için iyi bir diksiyona sahip olmanız gerekir. Konuşmanızı etkileyici ve sesinizi hoş hale getirmek için aşağıdaki videodaki dersleri kullanın.
