Sekreterlik pozisyonu uzun bir süre adil cinsiyetin pek çok üyesi için en çok arzu edilen pozisyon olmuştur. Geçmişte, kural olarak, böyle bir çalışandan çekici bir görünüm dışında neredeyse hiçbir şey istenmiyordu. Ancak artık her şey değişti, bazen böyle bir çalışan ekibin önemli bir parçasıdır ve birçok işlevi yerine getirmeye hazır olmalıdır. Sonuç olarak, genellikle işle çok meşguldür. Bu görevlerin neler olduğu, bir iş teklifi almak için hangi şartların yerine getirilmesi gerektiği hakkında bu makaleyi okuyun.

Özellikler

“Sekreterlik” mesleğinin kökleri antik Roma dönemine kadar uzanmaktadır. “Sekreterler” imparatorların güvenilir sırdaşlarıydı – büyük siyasi nüfuza sahip kişilerdi. Bu meslek yeni başlangıcını Birinci Dünya Savaşı sırasında yaptı, ancak zaten oldukça farklı görevleri yerine getirmesi gerekiyordu. “Sekreter” kelimesinin orijinal anlamının sadece yankıları, genel sekreter ve devlet sekreteri gibi pozisyonlar şeklinde günümüze ulaşmıştır.

Günümüzde sekreterlik mesleği, belgeler, ofis işlerinin organizasyonu, ofis ekipmanlarının yönetimi ve diğer işlevlerle ilgili işlerin yapılmasını gerektirmektedir. Sekreter-danışman için önemli becerilerin iletişim becerileri ve dikkat olduğu düşünülmektedir. “Masa başı memuru” ön eki, çalışanın çeşitli iş konuları hakkında üstleriyle iletişim kuracağı anlamına gelir. Açıkçası, özellikle büyük firmalarda veya şirketlerde bu pozisyon için yüksek düzeyde bir rekabet vardır. Bir sekreterin sahip olması gereken özel beceriler, bazen şirketin faaliyet alanına bağlı olabilir. Basitçe söylemek gerekirse, bir ekipman satış firmasında sekreterin iş görüşmelerinin inceliklerini bilmesi gerekecektir. Ancak, bu hiç gerekli değildir, her şirket için her şey bireyselleştirilmiştir.

Büyük işe alım şirketleri, bu pozisyonun, şoförlük ve diğer benzer işlerle birlikte, mesai sonrası çok fazla çalışma gerektirdiğini söylüyor. Bu pozisyonlardaki kişiler, patronlarının programına uyum sağlamak ve neredeyse 7/24 çalışmaya hazır olmak zorunda kalırlar. Günümüzde, bir ofis kiralama fırsatı olmayan veya sadece fon ekonomisi nedeniyle bunu yapmayan firmalar için normal bir sekreterin görevlerinin çoğunu yerine getiren “sanal sekreterler” popülerlik kazanmaktadır. Ayrı olarak, sekreterin görünümünün önemine dikkat edilmelidir. Sekreter iş tarzında giyinmeli, parlak, epatik ve uygunsuz makyaj ve saç modellerinden kaçınmalıdır.

Belirgin bir kokuya sahip parfüm kullanımı tavsiye edilmez, ancak mütevazı ve çekici bir görünüm teşvik edilir.

İŞ TANIMI

Bu belge, çalışanın faaliyetleriyle ilgili tüm görevleri içerir. Ayrıca, iş tanımı çalışanın haklarını ve çalışan için gerekliliklerin bir tanımını içerir. Bu belge aynı zamanda çalışanın yokluğunda yerine kimin vekalet edeceğine ilişkin bilgileri de içerir. Ayrıca, gerektiğinde iş tanımının gözden geçirilebileceği ve değiştirilebileceği gerçeğini de belirtmek gerekir. Bu durum aşağıdaki durumlarda ortaya çıkabilir.

Bir resepsiyon görevlisinin başlıca görevleri şunlardır.

Sekreter-referans belge yönetiminden sorumlu olmalıdır ve gizli bilgileri ifşa edemez. Bu çalışan, belgelerin güvenliğinden ve zamanında üstlerine teslim edilmesinden sorumludur. Sekreter, iş tanımında belirtilen görevlerin yerine getirilmemesinden sorumludur, t. е. geç kalma gibi suçlar da dahil olmak üzere, görevlerini yerine getirmemeleri halinde. Bir çalışan belgeleri kullanırken ihmalkar davranırsa başı derde girebilir.

“Ticari sır” olarak sınıflandırılan gizli bilgilerin ifşa edilmesinden sorumludur. Çalışanın kendisine verilen veya şirkete ait olan envanteri, özellikle de mobilyaları bozması yasaktır. Sekreter, çalışanlara nezaketsiz veya kaba davranmaktan sorumludur. Diğer tüm çalışanlarla neredeyse her gün iletişim kurduğu için, sekreter çatışmacı olmayan ve diplomatik olmalıdır.

Bu niteliklerin gösterilmemesi sekreterin işten çıkarılmasıyla sonuçlanabilir.

Her şeyden önce, sekreter-referent, işi için gerekli olan çeşitli belgeleri çeşitli çalışanlardan talep etme hakkına sahiptir. Sekreter, gelen telefonları önemine göre kendi takdirine göre dağıtabilir. Aynı durum, resepsiyon alanında ziyaretçi kabul etme prosedürü için de geçerlidir. Ayrıca, bir disiplin suçu işlenmişse personelden açıklama talep edebilir. Resepsiyon görevlisinin “gizli” ibareli belgelere de erişimi vardır.

Diğer durumlarda olduğu gibi, bir bölümün veya departmanın başkanı değil, yalnızca genel müdür böyle bir çalışanı kovabilir veya işe alabilir. Aynı durum kınama cezaları için de geçerlidir. Bir sekreter, yönetime dokümantasyon veya yönetsel emek yöntemleri ile işin nasıl iyileştirilebileceği konusunda önerilerde bulunabilir. Ayrıca belirli iş süreçlerini de optimize edebilir. Diğer tüm çalışanlar gibi, rahat çalışma koşulları talep etme hakkına sahiptir ve hatta iş disiplinini ihlal eden çalışanlardan sözlü olarak açıklama talep edebilir.

Kural olarak, bir sekreterin çalışması, verimliliği ve çabukluğu temelinde değerlendirilir. Bu nedenle, diğer beceriler ikincil öneme sahiptir. Çalışan insanlarla iletişim kurabilmeli, pazarlık yapabilmeli ve iyi bir konuşma pratiğine sahip olmalıdır. Çeşitli organizasyonel sorunları çözebilmeli, Microsoft ofis programlarını kullanabilmelidir – Excel, Power Point, Word ve diğerleri.

Herhangi bir katı eğitim şartı ya da uzmanlık şartı bulunmamaktadır. Ancak, uzmanlaşmış bir ortaöğretim de olsa eğitim şarttır. Hukuk mezunları, işin çoğunlukla belgelerin korunmasıyla ilgili olması nedeniyle tercih edilmektedir. Arzu edilen 1 yıllık iş deneyimi. İş deneyimine alternatif olarak sekreterlik eğitimi almak düşünülebilir.

Yabancı şirketlerde, müstakbel çalışanın yabancı dil bilmesi gerekebilir. Bir sekreter düşüncelerini yetkin bir şekilde ifade edebilmeli, dilbilgisi hataları olmadan belgeleri yazabilmeli ve oluşturabilmelidir.

Genellikle iş tanımı, sekreter-referans için haklar, görevler ve gerekliliklerin eksik bir listesini içerebilir. Bu özellikle görevler için geçerlidir – aslında listeleri daha geniştir.

Çalışma yeri

Bu mesleğe olan talep yüksek. Kural olarak, bu tür faaliyetler en çok eğitim kurumlarından yeni mezun olmuş genç uzmanlar için uygundur. Bu faaliyet, şirketin çalışma yapısını öğrenmek için mükemmel bir fırsattır. Bu pozisyonda, gelecekte iyi bir yönetici olmak için iyi beceriler edinebileceğinize inanılıyor. Sekreter-referent çok çeşitli görevleri yerine getirdiğinden, en küçük şirketler için bile önemli ve gerekli bir çalışandır.

Sonuç olarak, sekreterin sadece iyi kahve yapabilmesi ve telefona cevap verebilmesi gerektiği şeklindeki şablonun gerçeklerden uzak olduğunu belirtmekte fayda var. Bu artık geniş spektrumlu bir uzman.