İş iletişimi, modern toplumda yaşamın ayrılmaz bir parçasıdır. İşyerinde her gün, belirli bir statüye sahip olan ve belirli bir pozisyonda bulunan insanlar, çeşitli türlerine başvurur ve iş görgü kurallarının açık ve söylenmemiş kurallarına sıkı sıkıya uyarlar. Doğru yapılandırılmış iş iletişimi, acemi bir yöneticiyi bile bir hedefe başarılı bir şekilde ulaşmaya yönlendirecektir.

İş iletişimi, yalnızca verimli bir iş ortamı sağlamakla kalmaz, aynı zamanda şirket içindeki ilişkilerin sağlıklı bir şekilde gelişmesini de mümkün kılar. İyi bir iletişim, çalışanlar arasında güven oluşturur ve ekip çalışmasının temelini atar. İş iletişiminin farklı türleri, her birinin kendine özgü amaçları ve kullanım şekilleri vardır. Bu türlerden bazıları şunlardır:

• Yazılı İletişim: E-posta, raporlar, mektuplar ve notlar gibi yazılı belgeler, işyerinde en yaygın kullanılan iletişim biçimlerinden biridir. Yazılı iletişim, bilgi aktarımını daha düzenli ve belgelendirilebilir hale getirir.
• Sözlü İletişim: Toplantılar, telefon görüşmeleri, yüz yüze konuşmalar gibi sözlü iletişim biçimleri, anlık geri bildirim ve daha kişisel etkileşim sağlar. Bu tür iletişim, duygusal tonları ve jestleri anlamaya olanak tanır.
• Görsel İletişim: Grafikler, diyagramlar, sunumlar ve görsel materyaller, karmaşık bilgilerin daha kolay anlaşılmasını sağlar. İş dünyasında, bilgiyi görsel olarak sunmak, izleyicinin ilgisini çekmek için etkili bir yoldur.
• Elektronik İletişim: Modern teknolojilerin sunduğu dijital iletişim araçları, işyerinde hızlı ve verimli bilgi akışını sağlar. Video konferanslar, anlık mesajlaşma uygulamaları ve proje yönetim araçları, yerel ve küresel iş gücüyle etkili bir şekilde iletişim kurmayı kolaylaştırır.

İş iletişiminin başarılı olması için belirli aşamalardan geçilmesi gerekir. Bu aşamalar, iletişimin amacına ulaşmasını sağlar ve karşılıklı anlayışı artırır. Temel aşamalar şunlardır:

1. Mesajın Oluşturulması: İlk adım, iletilmek istenen mesajın net bir şekilde belirlenmesidir. İletişim kuran kişi, mesajını açık ve anlaşılır bir şekilde formüle etmelidir.
2. Mesajın İletilmesi: İkinci aşama, belirlenen mesajın doğru iletişim kanalını kullanarak iletilmesidir. Bu kanal yazılı, sözlü ya da görsel olabilir.
3. Mesajın Alınması: Mesaj alıcı tarafından alınır ve anlaşılır şekilde işlenir. Bu aşamada, alıcının dikkatini vererek ve doğru bir şekilde dinlemesi çok önemlidir.
4. Geri Bildirim: Alıcı, aldığı mesajla ilgili geri bildirimde bulunur. Bu, mesajın doğru anlaşılıp anlaşılmadığının kontrol edilmesi açısından önemlidir.
5. İletişimin Değerlendirilmesi: Son olarak, iletişim süreci değerlendirilir. Her iki taraf da iletişimin etkinliğini analiz ederek, gelecekteki iletişimleri daha verimli hale getirmek için iyileştirmeler yapar.

İş iletişiminin etkin yönetimi, işletmelerin başarısı için kritik öneme sahiptir. İyi yapılandırılmış iletişim süreçleri, işletmelerin hedeflerine ulaşmasını kolaylaştırır, çalışan memnuniyetini artırır ve genel iş verimliliğini yükseltir.

Özellikler

İş iletişimi kavramının arkasında, amacı müzakere sürecinin kendisi değil, belirli bir görevin çözümü veya belirli bir hedefe ulaşılması olan, görüşmedeki tüm katılımcılar için bağlayıcı olan ve iletişim sürecinin ötesinde yer alan bir iletişim türü vardır.

Bu iletişim türü, aşağıdaki koşulların varlığı ile diğer iletişim türlerinden ayrılır:

• Hedef odaklılık: İş iletişimi, belirli bir hedefe yönelik olarak yapılandırılmıştır. Katılımcıların ortak bir amacı gerçekleştirmek için etkili ve verimli bir şekilde işbirliği yapmaları gerekmektedir.
• Resmiyet: İş iletişiminde, katılımcılar genellikle resmi bir dil kullanır. Mesajlar, profesyonellik ve açıklık adına dikkatlice seçilen kelimelerle ifade edilir.
• Karar alma: İş iletişiminin en önemli bileşenlerinden biri, karar verme süreçlerine katkı sağlamak ve net sonuçlar elde etmektir. Katılımcılar arasında bilgi alışverişi, doğru kararların alınmasına yardımcı olur.
• İletişim araçları: İş iletişimi, çeşitli araçlar ve platformlar kullanılarak gerçekleştirilir. E-posta, telefon görüşmeleri, video konferanslar ve yazılı raporlar, iş iletişiminin yaygın araçlarıdır.

İş görgü kurallarının temel kuralları aşağıdakileri önermektedir:

• Saygılı ve nazik olma: İş ortamında, kişiler birbirine saygılı ve nazik bir şekilde yaklaşmalıdır. Bu, profesyonel ilişkilerin sağlıklı bir şekilde devam etmesini sağlar.
• Zaman yönetimi: İş görüşmelerinde zamanın etkin kullanımı önemlidir. Toplantıların zamanında başlaması ve bitmesi, iş verimliliğini artırır.
• Geri bildirim verme: Yapıcı geri bildirim, iş ortamında iletişimi iyileştirir ve gelişimi teşvik eder. İyi bir geri bildirim, öğrenmeye ve performansın artırılmasına olanak tanır.
• İletişim tarzına dikkat etme: İş ortamında kullanılan dil, ton ve tutum büyük önem taşır. Katılımcılar, her zaman açık, net ve profesyonel bir iletişim tarzını benimsemelidir.

Fonksiyonlar

İş iletişiminin, bir kişi üzerinde farklı nihai hedefleri ve etki ilkeleri olan üç ana işlevi vardır:

Her türlü iletişim, bir kişinin psiko-duygusal durumu üzerinde muazzam bir etkiye sahiptir ve bu da onun etrafındaki dünyaya karşı tutumunu etkiler.

Türleri

Mevcut tüm iş iletişimi çeşitleri birçok parametreye göre sınıflandırılır. Mevcut olanlar arasında en popüler olanları ele alalım.

Bilgi alışverişi yöntemine bağlı olarak, sözlü ve yazılı iş iletişimi vardır:

• Sözlü İletişim: Telefon görüşmeleri, toplantılar ve yüz yüze etkileşim gibi, sözlü iletişimde sesli ifadeler kullanılır. Bu tür iletişim hızlı geri bildirim sağlar ve genellikle daha kişisel ve etkili olur.
• Yazılı İletişim: E-postalar, raporlar, belgeler gibi yazılı iletişim araçları, kalıcı izler bırakır ve daha resmi bir dil gerektirir. Yazılı iletişim, daha dikkatli düşünme ve düzenleme imkanı sağlar.

Katılımcılar arasındaki etkileşim biçimine göre, doğrudan ve dolaylı iş iletişimi türleri vardır:

• Doğrudan İletişim: İletişim, katılımcılar arasında açık ve net bir şekilde yapılır. Bu, genellikle hızlı ve etkili kararlar almak için tercih edilir. Örneğin, toplantılarda veya acil durumlarda doğrudan iletişim kullanılır.
• Dolaylı İletişim: Bu tür iletişimde, mesajlar genellikle aracı bir kişi veya yazılı belgeler aracılığıyla iletilir. Daha dolaylı bir yaklaşım gerektirir ve bazen anlamın tam olarak iletilmesi daha zor olabilir. Ancak, kültürel farklılıkların etkisiyle dolaylı iletişim yaygın olabilir.

Bir diğer sınıflandırma, iş iletişimi türlerinin sözlü ve sözsüz iletişim olarak ikiye ayrılması anlamına gelmektedir:

• Sözlü İletişim: Sesli ifade ile yapılan iletişim, tonlama, ses seviyesi ve hız gibi öğelerle mesajlar güçlendirilir. Bu tür iletişimde kişi duygularını daha kolay ifade edebilir.
• Sözsüz İletişim: Beden dili, yüz ifadeleri, göz teması ve jestler gibi öğelerle gerçekleşen iletişim türüdür. Sözsüz iletişim, sözcüklerle ifade edilmeyen duyguları ve düşünceleri aktarır.

Etkileşim biçimleri

Türlere ek olarak, iş iletişimi biçimleri de vardır, Monolojik ve diyalojik olarak ayrılırlar.

Müzakere, en önemli konuları tartışırken ve gerçekleşirken uygun bir iletişim şeklidir:

Diğer formlar arasında sohbet en gayri resmi, basitleştirilmiş karaktere sahiptir çalışma ortamındaki etkileşimler. Bu forma, bir sorunu çözmek için tasarlanmış iş yerindeki herhangi bir temas atfedilebilir. Herkes doğru zamanda üstleriyle rahat bir konuşma yapma ve onları ilgilendikleri konuların çözümüne nazikçe yönlendirme yeteneğine sahip değildir.

Tartışma veya münazara, farklı ve genellikle zıt bakış açılarını karşılaştırarak bir görevi çözmenin bir yoludur. Verimli bir tartışmanın sonucu, sırayla tüm olumlu ve olumsuz noktaları dinledikten sonra tarafların karşılıklı rızasıyla tek bir kararın benimsenmesidir. Bu iletişim biçimi en canlı duygusal renklere sahiptir, ancak iş çevrelerinde bazı kurallara uymak gelenekseldir. Rakipler uzun süre konuşmamalı, birbirlerinin sözünü kesmemelidir.

Başarının anahtarı karşılıklı saygı ve başkalarının görüşlerine sadakattir.

Aşamalar

Bir iş görüşmesinin başlangıcından belirlenen hedefe ulaşılmasına kadar geçen süreç genellikle belirli aşamalara veya evrelere ayrılır.

Her birini daha ayrıntılı olarak ele alalım.

İş ortakları, bu tür analizlere dayanarak daha fazla işbirliği yapmaya veya temasları sonlandırmaya karar verir.

İpuçları ve öneriler

Başarılı bir işin anahtarı, müşteriler ve ortaklarla doğru yapılandırılmış iş iletişimidir. Bunu başarmak için bazı nüansları dikkate almak gerekir.

Toplantıdan önce bir fincan kahve ikram etmek, küçük konularda samimi bir şekilde yardımcı olma isteği, bir hata için zamanında özür dileme becerisi gibi basit kurallar, bir ortağı veya müşteriyi olumlu bir havaya sokacak ve kendilerini önemli hissetmelerini sağlayacaktır.

Aşağıdaki videoda iş iletişiminin 5 temel kuralı anlatılmaktadır.